Project Charter Document
Deskripsi Umum
Project Name : Pengembangan Sistem Informasi Keuangan SMK YADIKA
Company : SMK YADIKA Cicalengka
Focus Area : Information System
Product/Proccess : Website
Project Time : 15 April 2016 – 29 Juli 2016
Prepared By
|
Document Owner
|
Project / Organization Role
|
|
Inyas
|
Project Leader
|
|
Ignatius
|
Requirement
Analyst
|
|
Benedict
|
System Analyst
|
|
Romario
|
Interface
Designer
|
|
Rio
|
Server
Programmer
|
|
Wijaya
|
Web Programer
|
|
Alex
|
Back-End
Programmer
|
|
Xander
|
Back-End
Programmer
|
|
Vincent
|
Front-End
Programmer
|
|
Tia
|
Front-End
Programmer
|
|
Martin
|
Lead Programmer
|
|
Leon
|
Server
Technician
|
|
Kris
|
Quality
Assurance
|
|
Robert
|
Support Team
|
|
Budi
|
Support Team
|
|
Yadika
|
Stakeholder
|
Project Charter Version Control
|
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
|
1.0
|
17/3/2016
|
Inyas
|
Document Created
|
Table of Contents
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
3. PROJECT OVERVIEW
4. PROJECT SCOPE
4.1. Goals and Objectives
4.2. Departmental Statement of
Work (SOW)
4.3. Project Deliverables
4.4. Deliverables Out of Scope
4.5. Project Estimated Costs
& Duration
5. PROJECT CONDITIONS
5.1. Project Assumptions
5.2. Project Issues
5.3. Project Risks
5.4. Project Constraints
6. PROJECT STRUCTURE APPROACH
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION
PLANS
8. APPROVAL
PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah mengembangkan Sistem Informasi Keuangan
SMK YADIKA Cicalengka. SIK ini berguna untuk memperlancar kegiatan tata usaha
dan perbendaharaan di SMK YADIKA. Mempermudah untuk melakukan pemantauan dana
yang telah di dapat dan diberdayakan dalam SMK YADIKA. Memberikan transparansi
keuangan kepada seluruh stakeholder yang ada.
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
·
Project goals
·
Objectives
·
Scopes
·
Assumptions
·
Risks
·
Costs
·
Timeline
·
Approach
·
Organization
PROJECT OVERVIEW
PROJECT SCOPE
Goals and Objectives
|
Goal
|
Objective
|
|
Mempermudah penghitungan keuangan dalam SMK YADIKA
|
|
|
Transparansi dana SMK YADIKA
|
|
Departmental Statement of Work (SOW)
|
Departmental SOW
|
Owner/ Prime
|
Due Date/ Sequence
|
|
Penggalian Kebutuhan
|
Team Leader, System Analyst, Requirement Analyst, Stakeholder
|
Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang
harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
|
|
Analisis Kebutuhan
|
Team Leader, System Analyst, Requirement Analyst
|
System Analyst dan stakeholder mendiskusikan dan membuat
kebutuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan
pada aplikasi
|
|
Design Sistem
|
System Analyst, Requirement Analyst, Lead Programmer
|
Mendesign sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan yang telah
digali dan dianalisis
|
|
Design Interface
|
System Analyst, Requirement Analyst, Interface Design
|
Mendesign interface yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan yang
telah digali dan dianalisis
|
|
Implementasi Aplikasi
|
Lead Programmer, Server Programmer, Web Programmer, Back-End
Programmer, Front End Programmer
|
Melakukan implementasi sistem informasi yang telah dibangun
|
|
Deployment
|
Lead Programmer , Server Technician
|
Melakukan pemasangan untuk sistem yang telah dibangun
|
|
Testing
|
Programmer, Quality Assurance, Support Team
|
Melakukan uji coba terhadap sistem informasi yang telah dibuat
|
|
Support
|
Lead Programmer, Support Team
|
Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar
sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder
|
Project Deliverables
|
Milestones
|
Deliverable
|
|
Penggalian Kebutuhan
|
Data Struktrur Keuangan SMK YADIKA Cicalengka
Data Para Pegawai
SMK YADIKA Cicalengka
Dokumentasi Keuangan
SMK YADIKA Cicalengka.
Dokumentasi
Perhitungan Keuangan SMK YADIKA Cicalengka.
|
|
Analisis Kebutuhan
|
Mendapatkan
Kebutuhan yang diminta
Menganalisis
kebutuhan yang ada.
|
|
Design Sistem
|
Hasil desain sistem sudah selesai.
Menghasilkan
dokumen design sistem yang sudah final.
|
|
Design Interface
|
Hasil desain interface sudah selesai.
Menghasilkan dokumen design interface yang sudah final.
|
|
Implementasi Aplikasi
|
Mendapatkan feedback dari stakeholder.
Informasi tentang
kebutuhan minor yang mungkin bisa ditambahkan.
Menghasilkan dokumen perubahan (jika ada perubahan).
|
|
Deployment
|
Produk diimplementasikan.
Sistem sudah
dapat dijalankan 100% dan merujuk pada kebutuhan Fungsional dan Non
fungsional yang sudah disepakati.
Menyesuaikan dengan dokumen perubahan yang dihasilkan dari hasil
presentasi prototype ke stakeholder.
|
|
Testing
|
Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan yang sudah disepakati
dengan stakeholder.
Sistem dapat
berjalan dengan baik.
|
|
Support
|
Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual.
Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System
Maintenance Procedure) sudah final.
Pelatihan/sosialisasi tentang penggunaan sistem kepada stakeholder.
|
Deliverables Out of Scope
Proyek ini hanya menangani sistem informasi keuangan
SMK YADIKA Cicalengka mencakup penghitungan total dana masuk dan penghitungan
total dana pengeluaran. Sistem informasi ini dapat digunakan digunakan dan
diakses oleh seluruh warga dari SMK YADIKA Cicalengka. Sistem informasi ini
tidak mencakup penentuan pembagian gaji tiap pegawai SMK YADIKA Cicalengka.
Project Estimated Costs & Duration
|
Project Milestone
|
Date Estimate
|
Deliverable(s) included
|
Confidence Level
|
|
|
Penggalian Kebutuhan
|
22/4/2016
|
|
High
|
|
|
Analisis Kebutuhan
|
29/4/2016
|
|
High
|
|
|
Design Sistem
|
13/5/2016
|
|
High
|
|
|
Design Interface
|
27/5/2016
|
|
Medium
|
|
|
Implementasi Aplikasi
|
24/6/2016
|
|
Medium
|
|
|
Deployment
|
8/7/2016
|
|
High
|
|
|
Testing
|
22/7/2016
|
|
High
|
|
|
Support
|
29/7/2016
|
|
Medium
|
|
PROJECT CONDITIONS
Project Assumptions
·
Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang
bertujuan untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian
Kehutanan,
·
Proyek ini diasumsikan dapat memberikan jaminan
pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan
secara keseluruhan dan mandiri..
·
Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu
diawasi oleh sebuah administrator yang bertugas untuk menjaga sistem informasi
dapat digunakan setiap kali dibutuhkan dan memberikan keamanan pengelolaan data
dan pembuatan laporan bagi penggunanya.
Project Issues
Priority criteria
1-Prioritas tinggi (high) ;
membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan
2-prioritas menengah (medium);
membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat
diselesaikan
3-prioritas rendah(low);
diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudah terselesaikan
4-milestone yang sudah
diselesaikan (closed)
|
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
|
|
1
|
Anggota tim mendapatkan musibah
|
low
|
Project manager
|
Jika suatu saat terjadi musibah pada beberapa anggota tim yang
membuatnya tidak dapat melanjutkan pekerjaan
|
Mempunyai angota cadangan yang selalu mengikuti perkembangan proyek
dan segera siap untuk menggantikan seseorang
|
|
2
|
Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi
|
high
|
Front End Developer dan Back End Developer
|
Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi
|
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS
|
|
3
|
Data hilang
|
high
|
Project Manager
|
Dimungkinkan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun
kerusakan hardware
|
Melakukan backup secara rutin dan juga menyiapkan server tambahan
untuk menyimpan backup data. Juga memanfaatkan antivirus dan sebagainya
|
Project Risks
|
#
|
Risk Area
|
Likehood
|
Risk Owner
|
Project Impact-Migration Plan
|
|
1
|
Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit
|
High
|
Project manager
|
Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat
dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
|
|
2
|
Stakeholder utama kurang memberikan informasi
|
Medium
|
Project manager
|
Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer
dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi
|
|
3
|
Ruang lingkup proyek melebar secara luas
|
High
|
Project manager
|
Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak
terlalu melebarkan ruang lingkupnya
|
|
4
|
Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu
tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
|
|
5
|
Kurangnya personil tim
|
medium
|
Project manager
|
Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan
|
Project Constraints
Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
- Fitur yang akan diterapkan pada proyek adalah sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, yaitu pengarsipan surat masuk, keluar, dan hal yang berhubungan dengan pengarsipan surat.
- Proyek berjalan sesuai anggaran yang telah disediakan dan sesuai rencana pembiayaan kebutuhan yang telah disetujui. Bila ada kebutuhan yang ingin dibuat namun belum terdapat pada dokumen kebutuhan, maka akan dikerjakan di belakang dan menunggu persetujuan pembiayaan
- Sistem Informasi KeuanganSMK YADIKA Cicalengka berjalan pada jaringan lokal, sehingga tidak dapat diakses dari luar
- Sistem Informasi KeuanganSMK YADIKA Cicalengka yang dikembangkan khusus untuk SMK YADIKA yang berlokasi di Cicalengka.
PROJECT STRUCTURE APPROACH
Pendekatan yang dilakukan untuk
keberhasilan proyek ini adalah dengan melakukan interview sebagai upaya
elisitasi kebutuhan. Interview dengan pihak stakeholder dilakukan untuk
mendapatkan detail kebutuhan sebanyak mungkin dan dirasa sudah mencukupi
kebutuhan informasi yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi.
PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
|
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilites
|
|
Project Leader
|
Inyas
|
|
|
Requirement
Analyst
|
Ignatius
|
·
Melakukan elisitasi
kebutuhan
·
Membuat dokumen SKPL
|
|
System Analyst
|
Benedict
|
|
|
Interface
Designer
|
Romario
|
|
|
Server
Programmer
|
Rio
|
|
|
Web Programer
|
Wijaya
|
|
|
Back-End Programmer
|
Alex, Xander
|
|
|
Front-End
Programmer
|
Vincent, Tia
|
|
|
Lead Programmer
|
Martin
|
|
|
Server
Technician
|
Leon
|
|
|
Quality
Assurance
|
Kris
|
|
|
Support Team
|
Robert, Budi
|
|
APPROVAL
Prepared by : Inyas,
Ignatius, Benedict, Romario , Rio, Wijaya, Alex, Xander, Vincent, Tia, Martin,
Leon, Kris, Robert, Budi.
Approved by :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar